Wezwanie do zapłaty - jak się za to zabrać?

Jak napisać dobre wezwanie do zapłaty?

Większość z nas boryka się z problemami nieregulowanych płatności, a już na pewno problem ten dotyczy nieodłącznie osób prowadzących działalność gospodarczą.

Co robić wtedy, gdy nam się coś takiego przytrafi? Wiadomo – upomnieć!

O tym jak napisać proste wezwanie do zapłaty pouczy nas w ciągu kilku sekund zapytana o to wyszukiwarka Google! Część artykułów na ten temat znajdujących się w sieci, zawiera podstawowy wzór prostego wezwania do zapłaty. Większość jednak temat traktuje powierzchownie i nie zawsze może stanowić jakiś większy użytek.

Pisząc wezwanie do zapłaty należy zastanowić się nad jedną kwestią, która ma podstawowe znaczenie dla powodzenia naszej akcji upominawczej:

Z jakiego rodzaju kontrahentem mamy akurat do czynienia?

Kontrahentów, którzy nie płacą, można w dużym uproszczeniu, dla potrzeb omawianego tematu podzielić na kilka grup:

Pierwsza - nie płaci bo nie ma i nie będzie miał czym zapłacić. To niestety najgorsza z punktu widzenia formułującego wezwanie do zapłaty grupa docelowa, wśród problemowych kontrahentów. Są oni często na etapie bankructwa. Co w takich przypadkach robić, kiedy ma się już wystawioną fakturę VAT i jak się uchronić przed taką sytuacją zawczasu, to jest raczej temat na oddzielny artykuł. W każdym razie wezwaniem do zapłaty raczej niewiele zdziałamy.

Druga grupa to kontrahenci, którzy mają czym zapłacić, ale nie płacą bo od początku nie mieli zamiaru płacić. Niestety są i tacy. Część przedsiębiorców po prostu kombinuje w nieuczciwy sposób. Metod w dziedzinie oszukiwania innych mają oni bez liku np. zakładają kilka różnych firm, rejestrując je pod jednym adresem i bardzo podobną nazwą, a przy zawieraniu umowy podają dane niewystarczające albo mylne. W konsekwencji łatwo jest później zgłosić się z żądaniem zapłaty do niewłaściwego podmiotu gospodarczego. W dalszej kolejności pozwanie tego niewłaściwego podmiotu przed sądem może prowadzić do przegrania sprawy! Mając zatem do czynienia z kimś takim, nastawić się trzeba raczej na to, że napotkamy sporo schodów na drodze do odzyskania naszej należności. Tu prawdopodobieństwo uzyskania czegokolwiek na etapie wezwania do zapłaty jest również niewielkie. Zdecydowanie więcej szans daje natomiast kompetentne dochodzenie praw przed sądem niż w przypadku kontrahentów ad.1. Przydatne jest tu jednak pewne doświadczenie w prowadzeniu spraw sądowych i postępowań egzekucyjnych.

Trzecia grupa to tacy, którzy: mają czym zapłacić i niekoniecznie zakładali, że nie zapłacą od początku, tj. od momentu zawierania umowy; liczą jednak najprawdopodobniej, że z jakichś względów uda im się tego uniknąć (np. ktoś nie dopatrzy się niepłaconej faktury w porę i z powodu przedawnienia nie będzie mógł jej później skutecznie wyegzekwować przed sądem, albo po prostu, że ktoś nie będzie dochodził swoich praw z powodu braku czasu lub wiedzy jak to skutecznie zrobić). Innymi słowy zakładają oni niekompetencję, nieporadność lub skrajne zapracowanie drugiej strony!

Czwartą grupę mogą stanowić kontrahenci, którzy zmierzają zapłacić, jednak chodzi im o to, żeby odwlec zapłatę możliwie najdłużej w czasie. Taki kontrahent jest bardzo podobny do tego z punktu 3, jednocześnie nasze metody postępowania będą zbliżone. Celem naszego wezwania do zapłaty jest skuteczne przekonanie takiego przedsiębiorcy, że nasze należności muszą zostać zapłacone już, a inne mogą ewentualnie poczekać!

Piątą grupę stanowić mogą Ci, którzy po prostu zapomnieli zapłacić! Umówmy się, że czegoś takiego raczej się nie spotyka :) No ale jeśli już, to proste upomnienie załatwi sprawę.

Dwie przedostanie grupy docelowe kontrahentów, to te w których skuteczność dobrych wezwań do zapłaty jest najwyższa. I z tego względu interesują nas one najbardziej. Do nich koniecznie musimy pisać i róbmy to dobrze!

Dobrze napisane wezwanie do zapłaty daje spore szanse powodzenia na szybkie uzyskanie pieniędzy lub podjęcie przez niesfornego kontrahenta jakichś konstruktywnych negocjacji z nami w celu spłaty.

Od czego konkretnie zależy skuteczność takiego wezwania? Co w nim napisać?

Zakładamy, że kontrahent ma czym zapłacić i liczy jedynie na naszą bierność lub nieumiejętność. Taki ktoś nie zapłaci dopóki będzie pozostawał w przekonaniu, że druga strona nie ma praktycznych umiejętności jak egzekwować pieniądze i nie ma determinacji, aby doprowadzić tę egzekucję do końca. Naszym zadaniem jest więc nie pozostawić złudzeń takiej osobie!

Zaczynamy od początku, czyli od tego co w podstawowym ujęciu powinno zawierać każde pismo i wezwanie do zapłaty, nie pomijając tych elementów, które dla większości czytelników raczej wydadzą się oczywiste:

I. Elementy podstawowe dla każdego pisma:

1. miejsce i data sporządzenia,

2. dane adresowe i identyfikacyjne autora pisma i jego adresata czyli naszego kontrahenta (tu warto pamiętać o wpisaniu nr NIP, który jest w Polsce podstawowym identyfikatorem przedsiębiorcy),

3. odręczny podpis autora pisma umieszczony pod jego treścią.

II. Elementy typowe dla wezwania

1. sformułowanie żądania zapłaty, tj. - wzywam do zapłaty / żądam zapłaty,

2. kwota jaką dłużnik powinien uregulować + odsetki ustawowe za opóźnienie (jeśli oczywiście postanowiliśmy ich żądać). Wysokość odsetek dłużnik powinien wyliczyć sobie za pomocą dostępnych powszechnie w Internecie kalkulatorów, na podstawie podanej przez nas daty wymagalności płatności,

3. powołanie stosunku prawnego z którego wynika płatność – np. umowa kupna- sprzedaży, zlecenia, o dzieło lub inna. Tu też warto rozróżnić kilka sytuacji:

Jeśli zobowiązanie do zapłaty wynika z jakiejś prostej i oczywistej sytuacji prawnej, (np. ktoś wziął towar i za niego nie zapłacił), a dodatkowo dłużnik nie kwestionował wcześniej tego, że winny jest zapłacić należność, to nie warto rozwodzić się dłużej w wezwaniu nad tym tematem. Wystarczy ograniczyć się do wskazania konkretnej daty zawarcia czy wykonania umowy, oraz daty wystawienia i nr faktury VAT.

Pewne schody mogą zacząć się natomiast w sytuacji, w której konieczność zapłaty wynika z jakiegoś bardziej złożonego prawnie problemu. Podobnie też sytuacja jest bardziej wymagająca dla autora wezwania do zapłaty, kiedy dłużnik kwestionował konieczność zapłaty, tzn. np. oświadczył, że nie zapłaci bo jego zdaniem zapłata się nie należy. W obu tych przypadkach jest potrzebne bardziej dogłębne rozwiniecie kwestii dotyczącej stosunku prawnego łączącego strony tak, aby móc skutecznie i bez żadnych wątpliwości przedstawić drugiej stronie słuszność swoich żądań. Bardzo przydatna wydaje się zatem dopiero w tym przypadku konkretna wiedza prawna. Od tego na ile kompetentnie uda nam się opisać sytuację prawną zależy w bardzo dużej mierze to jak zostaniemy odebrani. Dobrze napisany ten element wezwania potrafi rozwiać wątpliwości drugiej strony co do tego, że pozostaje jej jakieś inne racjonalne wyjście niż zapłata żądanego długu.

4. Kolejnym elementem wezwania są kwestie techniczne dotyczące tego w jaki sposób ma być uregulowana należność i tu podajemy:

- nr konta bankowego i dane właściciela tego konta, jeśli płatność ma być dokonana przelewem lub adres miejsca i godziny, w których dłużnik może uregulować płatność, jeśli ma być to gotówka.

5. Termin spełnienia świadczenia – chodzi tu datę graniczną, którą w piśmie wyznaczamy kontrahentowi, której przekroczenie będzie skutkowało dalszymi działaniami z naszej strony w kierunku egzekwowania należnego długu.

6. Ostaniem elementem wezwania jest ostrzeżenie o konsekwencji, którą nakładamy na kontrahenta w wypadku, kiedy ten płatności nie ureguluje w wyznaczonym przez nas terminie. Trafnie zastosowane ostrzeżenie o konsekwencji znacznie zwiększa szanse powodzenia wezwania. Każdy z nas wie, że jednym z najbardziej skutecznych jest zagrożenie wizytą ogolonych na łyso, o krępej budowie ciała kolegów z podwórka, ubranych w kolorowe dresy i wyposażonych w kije baseballowe. Niestety nie zawsze da się ten akurat rygor zastosować :) Pozostaje nam zatem stosowanie innych - zdecydowanie mniej przemawiających do wyobraźni i co za tym idzie pewnie mniej skutecznych, takich jak np. „podjęcie dalszych kroków prawnych”, albo „dochodzenie roszczeń na drodze procesowej, co będzie skutkowało zasądzeniem kosztów procesowych od strony przegrywającej”. Są też inne, jak sprzedaż długu firmie windykacyjnej czy wpis do BIG (Biura Informacji Gospodarczej). Czasami można rozważać też konstrukcje, które pojawiają się ze względu na złożoność stosunku prawnego łączącego strony.

Zostawiając już zawartość merytoryczną takiego pisma, warto pamiętać, żeby nie zawierało ono jakichś rażących błędów. Pisma, które je zawierają, dają wrażenie pewnej niestaranności i niedbałości. Jest duże prawdopodobieństwo, że tego rodzaju pismo zostanie zlekceważone przez czytającego i wyląduje na półce bez żadnej reakcji drugiej strony. Innymi słowy również przez to, możemy niechcący wysłać drugiej stronie taki komunikat: autor pisma nie ma należytych kompetencji, aby skutecznie wyegzekwować pieniądze (bo tak samo jak niedbale napisał wezwanie to też niekompetentnie będzie dochodził spraw przed sądem). Zwróćmy więc i na to uwagę.

Na koniec pamiętajmy o nadaniu wezwania przesyłką poleconą, najlepiej też z wypełnionym druczkiem potwierdzenia odbioru, tak aby móc ustalić dokładną datę odbioru pisma przez kontrahenta.